Los errores más comunes al usar la metodología Kanban

Implementar el método Kanban puede parecer fácil, sin embargo, muchas empresas cometen errores al realizarlo por primera vez. 

Imagina que tienes en tu equipo de fútbol a Messi y a tus compañeros de trabajo, pero te enfrentas a un equipo donde están los mejores del mundo como Ronaldino, Maradonna, Lewandowski y Cristiano Ronaldo. Puedes tener a Messi, uno de los mejores futbolistas del mundo, pero de la mano de jugadores que no son profesionales las probabilidades de ganar son bajas, considerando el equipo al que te enfrentas.

Esto mismo pasa con el método Kanban. Puede ser el mejor método que necesita tu empresa, pero si no le das a tus colaboradores las herramientas correctas para utilizarlo, no funcionará. Esto puede ocasionar que los equipos se sientan desanimados y que no se obtengan los resultados deseados.

Para asegurarte que tu equipo use correctamente este método, te compartiremos 7 de los problemas más comunes para que sepas cómo evitarlos en tu organización.

Nadie sabe de qué se trata realmente 

Antes de implementar el método Kanban, debes informar a tu equipo sobre qué trata, ya que es un mundo totalmente nuevo. Explícale a tu equipo cuál es su objetivo, principios y cuáles son las ventajas de utilizarlo, de sé lo más detallado posible. Esto evitará que a futuro tengan conceptos erróneos sobre su flujo de trabajo. Incluso, puede ocasionar estrés e incertidumbre, afectando la productividad, todo lo contrario a su objetivo.

No se respetan los límites WIP

Es un error muy común implementar el método Kanban y no aplicar límites WIP. 

Si no lo haces, el flujo de trabajo de tu equipo estará sobrecargado y las tareas tardarán más de lo común en pasar al estado “terminado”.

Aplicar límites WIP asegura que las personas que conforman el equipo se centren en el trabajo actual, realicen las actividades más rápido y que ninguna tarea se detenga en el proceso. Si ignoras los límites perderás buenas oportunidades para identificar cuándo se terminará una determinada tarea. Si aplicar los límites WIP no te funcionan en un inicio, no te desanimes. Monitorea tu flujo de trabajo constantemente y realiza los ajustes necesarios hasta encontrar la configuración más óptima para tu equipo.

Las tareas se teletransportan

Las tareas no deben aparecer directamente en el estado “terminado” sin pasar por el flujo de trabajo, ya que esto puede confundir a tu equipo.

Para usar correctamente el tablero Kanban recuerda que tienes que visualizar todo lo que haces. Cada miembro del equipo debe tener una visión clara de cada paso y quién  se encuentra trabajando en cada tarea. Si ocultas los trabajos, tu equipo puede solicitar trabajo adicional, sin saber que no hay más capacidad para realizar más trabajos, lo que puede ser difícil de manejar.

Para evitar estos casos, puedes programar reuniones diarias con todo tu equipo, para seguir un mismo camino, compartir logros, opiniones y soluciones.

No hay prioridades establecidas

En el método Kanban, los miembros del equipo deciden en qué tareas trabajarán. Esto es bueno, ya que así sienten más responsabilidad en el trabajo que realizan, sin embargo, si no se establecen prioridades claras pueden haber problemas sobre la dirección a la que va el trabajo.

Utiliza un backlog de tablero de tareas como una guía para que tu equipo identifique qué es lo más importante o urgente de realizar.

No hay información completa

El board le permite a tu equipo visualizar el proceso de todo lo que sucede fácilmente, por lo que es importante incluir cada cosa que se hace, por más pequeña que sea.

Puedes utilizar herramientas para mejorar la productividad y eficiencia del tablero, como métricas, diagrama de flujo o histograma de tiempo de ciclo. Te ayudarán a detectar problemáticas en tu flujo de trabajo y sacar ventaja. De no hacerlo, será como tener agua fresca en medio del desierto e ignorarlo.

Tu tablero nunca cambia

Para que este método funcione, debes ser constante en comprender su proceso y cambiar el tablero para realizar mejoras. Si no estás revisando el tablero, no habrá mejora en el proceso. 

De no realizarse, tu equipo no sabrá si está trabajando correctamente y no habrán ideas de mejoras. Esto tendrá como consecuencia que no se le saque el máximo provecho al método Kanban.

Pasos para implementarlo correctamente

Sigue estos pasos para que tu equipo no se equivoque al utilizar este método:

• • Establece y respeta los límites de trabajo (WIP).
  • Define los objetivos y lo que tu equipo necesita para avanzar a la siguiente etapa.
  • Visualiza constantemente tu flujo de trabajo
  • Realiza retroalimentación

Kanban es considerado por muchos un sistema complicado, sin embargo, si te esfuerzas en comprender cada paso del proceso podrás hacer que tu equipo sea más eficiente, productivo y ágil. 

Al reconocer estos errores encontrarás formas de solucionarlos y podrás centrarte en crear buenas prácticas que servirán en el futuro. Puedes empezar aprendiendo los conceptos básicos para luego ponerlo en práctica. Recuerda que el éxito empieza con pasos pequeños.

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